Recomendaciones para organizar una party
Publicado por KennosiS, el 06/09/2006Documento realizado por ClanFutureWorld.com, Licencia Creative Commons: http://creativecommons.org/licenses/by-nc/2.5/
- Apoyo Institucional.
Es indispensable conseguir el apoyo del Ayuntamiento, Junta, o Diputacion, para ello es indispensable tener preparado el proyecto de antemano y por escrito. Es importantisimo ya que aparte del apoyo economico nos cederan servicios municipales tales como limpieza, policia, sistemas de audio, mesas, sillas, proyector, moquetas, escenario, etc.
Una vez conseguido intentar involucrar a empresas locales, siempre pueden proporcinar material y servicios, buscar entre empresas de tapizados, de informatica y de restauracion.
Avisar a la Universidad o Academias locales para que conseguir algun ponente o den conferencias en la Part, incluso profesores de la facultad nos pueden aconsejar sobre la red.
Tambien es posible conseguir apoyo de empresas mayores que cedan material de red, muestras gratuitas de sus productos, etc.
- Lugar de celebracion.
Es la representacion de la ciudad, tener un buen lugar de celebracion da mayor o menos prestigio a un evento, pero no vale cualquiera, porque este ha de tener aparcamientos suficientes, que no este apartado de la ciudad, que disponga de aire acondicionado o calefaccion dependiendo de la epoca de celebracion.
- Pagina Web.
Representa la seriedad de la party, una party con una mala página será generalmente bastante pobre. Hay que tener un foro donde los usuarios hagan preguntas y discutan entre ellos, para lo que habra que destinar un moderador. Tambien hay que facilitar una direccion email y telefono de contacto.
La actualizacion de la pagina y los contenidos son tan importantes como el diseño de la misma, tener una seccion de noticias, la lista de inscritos actualizada, bases de torneos y premios, como llegar, donde comer, que llevar, lineas de autobus a centros de ocio y ciudades cercanas, etc.
Siempre hay alguien que viene por primera vez a una party o a la ciudad y toda informacion es de agradecer.
- Red.
Es una parte importante del evento ya que representa el soporte basico para todas las actividades, se recomienda tener switches de repuesto, además de cable de sobra.
- Competiciones/Premios/Sorteos.
Traer una competicion nacional de algun juego asegura un buen numero de participantes extra, ya que hay gente que se dedica a prepararse para juegos, para ello habra que ofrecer las bases del torneo y los premios por adelantado.
Si fuese posible, crear una zona de juegos con ordenadores puestos por la organizacion para que todo el mundo pueda competir, y ademas en ingualdad, se recomienda tambien que esta red sea paralela a la de la party, y que esten los monitores contrapuestos para que no se puedan espiar miembros de equipos contrarios.
Hoy en día el modding ha dejado de ser una tendencia para convertirse en una realidad, casi todo el mundo le hace algo a su ordenador y las personas que han dedicado mucho tiempo a modear su ordenador agradecen cualquier reconocimiento, asi que es altamente recomendado tener concurso de modding en varias categorias, y si la party es suficientemente grande un concurso de rendimiento u overclocking, para premiar al mejor ordenador de la party.
- Actividades varias.
No todo puede ser estar delante del ordenador, hay que presentar en el proyecto ante el ayuntamiento otras actividades como puedan ser clases de internet para personas mayores, mujeres y niños, en las que se aprovecharian los ordenadores dedicados a juegos.
Se puede aprovechar el escenario para hacer concursos de monologos, chistes, karaoke, etc. Amenizan mucho las noches.
Proponer juegos multitudinarios, jugar toda la party a cierto juego con pocos requerimientos graficos hace pasar un buen rato, se recomiendan juegos de coches (formula 1, rallies), o de tiros (quake 3, unreal).
No se recomiendan sesiones DJ.
- Instalacion Electrica.
Separar al maximo las conexiones electricas para no sobrecargar una linea del cuadro electrica, se recomienda tener varias lineas diferentes por si algun dispositivo de protecion del circuito se activa, que no se quede toda la party sin electricidad.
- Megafonia
La gente suele empezar a irse a dormir a partir de la 1, y hasta las 12 no terminan de despertarse, asi que en ese intervalo hay que tenerla totalmente apagada.
El volumen debe ser tal que si alguien esta escuchando algo en el pc no le moleste.
Prohibir traer altavoces a los asistentes.
- Fumadores, Obesos, Enfermos y Chicas.
A raiz de la ultima legislacion el tema fumadores se ha vuelto complicado, hay que buscar una solucion que permita a los asistentes fumar sin molestar a los que no fuman, ya sea facilitarles la salida del pabellon o crear zonas destinadas a este fin. Es igualmente importante que las zonas donde se fume no esten en el paso de la gente.
Hay que tener sillas preparadas por si alguna persona obesa no puede sentarse en la facilitada inicialmente por la organizacion, por ejemplo un taburete o una silla sin reposabrazos, preferiblemente lo segundo.
Preveer con anterioridad una puerta de evacuacion o por la que pueda entrar una ambulancia ya que puede haber personas cardiopaticas o con problemas respiratorios entre los asistentes.
Dedicar aseos y duchas exclusivos para chicas.
Los accesos a minusvalidos son importantes tambien en las partys, y ya no solo para los asistentes con problemas de motricidad, sino para aquellos participante que traen sus cosas en carritos y demás.
- Seguridad
Lo ideal es contratar a una empresa que se encargue de la seguridad, además de esto es casi indispensable establecer un control de equipos siempre activo, que controle la entrada y salida de mochilas ya que en los actos publicos no pueden entrar alcohol, botellas de vidrio, bengalas, etc.
El control de equipos se suele hacer repartiendo acreditaciones entre los asistentes y con pegatinas personales para cada ordenador, la organizacion tambien puede facilitar cables de seguridad para portatiles.
Si no se contrata empresa alguna el control han de hacerlo los mismos organizadores y 24 horas, o cerrar las puertas de noche.
Las camaras de seguridad son un elemento complementario muy util, que evita problemas solo con dar a conocer su existencia.
- Acreditaciones
Todo el tema de imprenta da un aire de formalidad al evento, mandar las acreditaciones y pegatinas por correo es un problema (se hizo en campus party 2004), pero imprimirlas uno mismo suele dar malos resultados. Lo ideal es tener los sobres preparados con la acreditacion, cuerda, y pegatinas, y dividir el punto de acreditacion alfabeticamente.
Se puede dedicar un acceso aparte si estamos en un pabellon que permita a los visitantes ver a la gente desde la grada o hacer acreditaciones para visitantes y acompañantes, ninguno de los dos pueden entrar equipos ni mochilas o bolsas.
Se recomienda que la zona de acreditaciones este separada del acceso de equipos ya que suele entorpecer la circulacion.
- Comida
Hay gente que no se va a poder ir a su casa a comer por haber venido de lejos, asi que hay que asegurarles el provisionamiento durante la party, ya sea ofreciendo un servicio de catering(incluido en entrada especial), instalando un bar/pequeño supermercado dentro del recinto o dando informacion sobre donde comer en los alrededores. Tambien se ha hecho en varias partys pedidos en conjunto a Pizzerias y ha ido bastante bien, pero se recomienda dividir el trabajo entre varias pizzerias o pedirles patrocinio.
- Limpieza
Es indispensable en cualquier evento, o se le pide al ayuntamiento que se destine personal propio o se contrata aparte, (todavia no he visto a un organizador de limpiar un water). La gente suele ser muy sucia, los aseos no pueden tener mal olor, por lo que al menos una persona debe ocuparse exclusivamente a ellos, especialmente en las horas de mas afluencia (despues de almorzar y despues de cenar).
Las papeleras en los pasillos ahorra que se amontone basura en las mesas, aunque al menos una vez al dia deberia pasar una persona recogiendo la basura fila a fila.
- Informacion
La gente se suele quejar mucho del tema de informacion, asi que aunque se tenga la pagina web actualizada mucha gente entre ver peliculas, jugar, etc no se entera de nada, es entonces cuando el proyector y la megafonia se vuelven indispensables, tambien se puede echar mano del correo,del foro y del chat, incluso buscando a la gente fila a fila.
- Proyector.
Cada vez son mas las parties que cuentan con proyector, pero pocas son las que sacan partido del mismo, no se les suele sacar rendimiento porque casi todo lo que se intenta poner requiere audio, pero esto tiene facil solucion, instalar una radio para winamp en la red local que permita a los interesados poder seguir lo que se ponga en el proyector, durante toda party hay algun evento deportivo de interes general que se puede retransmitir por el proyector, ademas de esto durante todo el evento hay que tener videoclips, videos de humor y peliculas tipo shaolin soccer preparadas para el proyector. Las finales de los torneos y anuncios de ganadores tambien han de salir por el proyector.
- Entrega de premios.
Quizá es el evento de clausura mas clásico, aunque hay mucha gente que se va antes, repartir los premios que se puedan en dicho acto, asi como menciones especiales a personas colaboradoras, entidades, etc. A todo el mundo le gusta llevarse un recuerdo de la party, si fuese posible dar al menos una camiseta a cada participante y hacer algun sorteo de un ordenador o algo. Parte del dinero del presupuesto se puede dedicar a comprar equipos que sirvan de servidor y despues sortearlos por piezas.
- Zona de descanso.
Debe estar apartada de la party, proveer a los participantes de silencio, hay participantes que se llevan tiendas de campaña tipo iglu y dejan pertenencias dentro, dependiendo del tamaño del evento esta zona deberia estar mas o menos vigilada. Hay participantes que no llevan colchon ni saco de dormir, normalmente en los polideportivos suele haber colchonetas que se pueden sacar para que la gente duerma. En esta zona el aire acondicionado debe ser mas suave ya que con menos de 20º es dificil dormir destapado. Si es invierno pues mas de lo mismo.
- Aparcamiento.
Preparar bien este tema ahorra a la gente multas innecesarias por mal estacionamiento o problemas de rotura de lunas que se puedan derivar. El aparcamiento tambien debe tener vigilancia y suficiente para todos.
- Mesas y Sillas.
Normalmente las suelen ofrecer los organismos publicos o se alquilan, pero hay que tener en consideracion que la gente pasara en estos la mayoria del tiempo, asi que deben ser suficientemente comodos, las sillas tener un buen respaldo y tener respiracion debajo, las mesas han de buscarse sin molestos soportes debajo de las mismas ya que muchas veces no puedes estirar las piernas bien, y suficientemente fuerte para que aguanten los pesados equipos, tambien amplias para que quepan dos por puesto.
- Lluvia
Asegurarse antes de la realizacion del evento de si existen goteras en el techo, y del tiempo que hara durante el evento, es posible que haya que tener plastico preparado para cubrir algun equipo o que haya que colocar alguna lona para que la gente pueda descargar los equipos desde el coche.
- Fotografia y Video.
Siempre que se pueda dedicar una persona a grabar el evento y a sacar fotografias ya que siempre es bonito tener un recuerdo y da mucho prestigio tener un video y fotografias del evento colgado en la web despues de la party.
- Medios
Redactar una noticia estandar y enviarla a los medios locales y autonomicos, ademas de algunas fotografias y cartel de la party, habra que avisar con anterioridad si se pretende traer camaras de television, ademas avisar al alcalde para que se saque unas fotos y que al año siguiente de mas apoyo.
- Repartir el trabajo.
Siempre que se reparta el trabajo y cada uno conozca su funcion sera mas facil coordinarse y atender todos los campos, debe haber una persona dedicada a cada uno de las siguientes areas: red, concursos, electricidad, limpieza, seguridad, servidores, medios, forografia, video, puesto de informacion.
Aparte deberá conformarse un jurado para los concursos (modding, fotografia mas original, concursos varios). Y mantener a todos los organizadores informados y bien identificados (con camisetas diferentes y de un color llamativo) para que los asistentes puedan preguntar sobre la red, torneos y horarios entre otras cosas.
Comentarios
Buen listado de aspectos a tener en cuenta, sin duda muy útil para los que montamos partys modestas.
buen articulo si señor. yo estoy empezando con el proyecto de una party en Almeria, con esto creo que avanzare rapidamente :) saludos!