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¿COMO EMPEZAR A ORGANIZAR PARTY'S?

Publicado por tristan, el 18/02/2004

Q QUEDÉ CLARO Q HAY MUCHAS FORMAS DE ORGANIZAR ESTE TIPO DE EVENTOS, ESTO ES SOLO UNA FORMA DE HACERLO, PUEDE Q NO SEA LA MAS CORRECTA PARA ALGUNOS PERO ES LA Q NOSOTROS HEMOS SEGUIDO PARA ORGANIZAR LAS NUESTRAS.

Hola q tal. soy Tristan uno de los organizadores de la Alhaurin Party 2003 . Bueno haber si los siguientes consejos os pueden ayudar en algo.

1º Primero y muy importante es reunir a la gente q organizará la party, no creo q exista un número determinado de organizadores para cada tamaño de party, eso depende de cómo montéis la party. En principio como veo q sois principiantes pienso q para empezar probéis con una party de unas 50 personas y 5 o 6 organizadores. Ya q si algo se os escapa de las manos será más fácil solucionarlo. Otra cosa importante es q intentéis conseguir a gente q sepa un poco de informática xq sino sería un caos, no necesariamente técnicos, pero si gente q sepa grimpar cables, configurar servidores FTP, DHCP, routing, electricidad… Claro esta la decisión final es vuestra.

2º Cuando ya tengáis hecho el grupo q organizará la party, deberéis reuniros para elaborar un dossier con toda la información sobre la party. (Material necesario, participantes, lugar de la party, fecha de la party, presupuesto necesario…) (si necesitáis ayuda con este tema decírmelo y os puedo mandar un ejemplo de cómo se haría mas o menos).
Bueno como e puesto antes, debéis decidir el aforo de la party para así poder hacer los presupuesto mejor. Mi recomendación es q si no pasáis de 150 o 200 personas, no os harán falta router ya q con switches aguantará bastante bien.

3º Una vez elaborado el dossier, deberíais encontrar patrocinadores que respalden vuestros proyecto. Deberéis de entregarle un copia del dossier a cada patrocinador q encontréis. Normalmente no es difícil encontrar varios patrocinadores, aunq no sean relacionados con la informática.
Lo más importante es conseguir a un buen patrocinador, bien sea distribuidor o tienda de informática. Q nos ceda el material informático. Normalmente cuando el material requerido es mucho, no es la propia tienda o distribuidor en q cede el material, si no q llaman a las empresas (ovislink, Intel, cisco…) para q ellos cedan el material prestado.

4º Una vez encontrados los patrocinadores y distribuidores, deberíais de presentarle el dossier al ayuntamiento de vuestra ciudad o pueblo. Deberéis de preguntar x el concejal de deporte o fiesta y reuniros con el e intentar q os patrocine el proyecto. La parte del ayuntamiento es muy delicada ya q suelen ser muy puntillosos con las cosas. Así q no os dejéis intimidar. Empezar a pedirles cosas, como q os proporcione un local con las medidas requeridas, instalación eléctrica, sitio para dormir, equipo de música, escenario, mesas, sillas, publicidad… (exigir al ayuntamiento q las mesas y sillas estén con tiempo suficiente, un par de días antes es suficiente).
Lo único es q todo lo q os vallan a dar el ayuntamiento q os lo de x escrito o firmado ya q no es la primera vez q prometen algo y luego no es así.

5º Una vez conseguido todo lo anterior solo os queda darle publicidad a la evento, mediante un pagina web q tenga su foro, hacer un póster de la party, no olvidar de decirle a partyspain q vais a celebrar una party, publicidad en periódicos, radio, televisión… está claro q todo esto depende del presupuesto q se tenga. No estaría de mas q hicierais camiseta de la party, a la gente q acude a tales eventos le gusta llevarse un recuerdo.

6º El tema de las inscripciones es muy importante, deberíais de abrir una cuenta en un banco para q la gente ingrese el dinero de la inscripción en ella. Lo correcto sería crear una aplicación q mediante la web la gente se pudiera inscribir, para así tenerlo todo mas controlado. Deberíais de ofrecer primero las preinscripciones y una vez q la gente aya pagado en el plazo estipulado, pues q aparezcan como inscritos. Deberíais de dejar unas cuantas plazas para el mismo día de la party, ya q siempre hay gente q ve aquello y se quiere apuntar. (Este depende de lo q os diga el ayuntamiento q debáis hacer).

7º Bueno ahora nos queda ya montar todo el tinglado, como cableados, swiches, distribución de mesas, montar los servidores, rack y en fin todo lo q se vaya a utilizar para la party.
Es muy importante el tiempo con el q empecéis a montar todo, lo recomendable es q podáis empezar con una semana de antelación a montar todo, ya q si surge algún problema, podáis solucionarlo. Es muy importante q distribuyáis el trabajo para no agobiarse y trabajar cómodo.

8º Ya el día de la party deberías de hacer una especie de planning de trabajo para vosotros para no agobiaros e ir desordenados xq al final sin organización no se va a ningún lado. Debería de haber gente en la puerta controlando la entrada de gente “SIEMPRE”, gente q estuviera entre la gente para solucionar los posibles problemas q puedan tener, gente controlando los servidores, una persona con la música, organizadores para los torneos y concursos….

Bueno en resumen todo esto es lo más o menos deberías de hacer para poder empezar en este mundillo de las party’s, bajo mi punto de vista claro. Seguro q hay organizadores q no harían muchas de las cosas q yo e mencionado aquí de la forma q yo he dicho. Bueno solo me queda decir q si no entendéis algo q me lo digáis e intentaré explicarlo mejor.

¡¡ HABER SI OTRO DÍA ME PONGO Y HAGO OTRO TEXTO DE COMO DEBERÍA DE ESTAR CONFIGURADA LA RED Y TODOS LOS SERVIDORES!!

Un saludo y espero haberos servido de alguna ayuda.

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Organizador de la Alhaurin Party 2003

Comentarios
  1. Estress

    Yo estoy de acuerdo con Enredada y veo que además falta algo muy importante, el Plan de Emergencia y Evacuación, para el que os puede ayudar el propio recinto, ya que cada recinto está hecho de una forma y con unas normas de seguridad. Por ejemplo, cada X mesas hay que dejar un pasillo que dé directamente a una salida de emergencia, etc...... Creo que es algo muy importante a tener en cuenta porque nunca pasa nada pero....

  2. Enredada

    Hola a todos. En general estoy de acuerdo con los pasos a dar para montar una party, con la unica excepcion de que yo intercambiaría los pasos 3º y 4º. En mi opinion, lo prioritario es tener el respaldo de las administraciones publicas (que de paso tengo que decir que yo no lo restringiría al ayuntamiento del lugar, sino que miraria mas posibles instituciones patrocinadoras como la comunidad autonoma, las cajas de ahorro, etc) Una vez tengas conocido el nivel de presupuesto(porque de las instituciones no solo buscaremos equipamientos e infraestructuras, sino tambien patrocinio) y, lo que es aun mas importante, contando con el respaldo institucional en el dossier y de cara a hablar con las empresas, que otorga mucha mas credibilidad al proyecto, lograr los diferentes recursos por parte de los distribuidores. Bueno, pues yo tambien quedo a la disposicion de quien quiera ampliar informacion acerca de nuestra experiencia organizando eventos. Un saludo